Begriffe, einfach erklärt.

Eine festgelegte Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen, ohne dass jemand sie abtippt. Viele Programme für Rechnungen, Kalender oder Shops bieten eine API an.

Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens, schließen beide einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Er regelt, wofür die Daten verwendet werden und wie sie geschützt sind.

Software, die auf die Abläufe einer bestimmten Branche zugeschnitten ist, etwa auf Aufmaß und Wartung im Handwerk oder auf Termine in Praxen.

Verordnung der Europäischen Union über den Umgang mit personenbezogenen Daten. Sie gilt für jedes Unternehmen, das Daten von Kunden, Bewerbern oder Mitarbeitenden verarbeitet.

Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.

Ein System, das Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zeiten und Material eines Betriebs an einer Stelle bündelt, statt sie auf mehrere Programme und Tabellen zu verteilen.

Maßnahmen, damit KI-Suchdienste einen Betrieb verstehen und als Quelle nennen können: klare Inhalte, einheitliche Firmendaten und strukturierte Daten.

Vorgaben der Finanzverwaltung, wie Bücher, Belege und Aufzeichnungen digital geführt und aufbewahrt werden. Sie betreffen auch Programme, mit denen Rechnungen erstellt werden.

Software, die für ein bestimmtes Unternehmen und seine Abläufe entwickelt wird, im Unterschied zu Standardsoftware, die für viele Kunden gleich ist.

Pflicht aus Art. 4 der KI-Verordnung: Unternehmen, die KI einsetzen, ergreifen Maßnahmen, damit ihre Mitarbeitenden sachkundig mit KI umgehen können, etwa durch Einweisung und schriftliche Regeln.

Europäische Verordnung über künstliche Intelligenz. Sie regelt Entwicklung und Einsatz von KI-Systemen nach Risiko, verbietet bestimmte Praktiken und verlangt Transparenz bei Chatbots und KI-Inhalten.

Ein geschützter Bereich, in dem Kunden Angebote, Termine, Rechnungen oder Unterlagen selbst einsehen und freigeben, ohne anzurufen oder zu mailen.

Eine Textdatei auf einer Website, die KI-Systemen eine Übersicht der wichtigsten Inhalte bietet. Sie ist freiwillig. Google wertet sie für die eigene Suche nach eigenen Angaben nicht aus.

Wiederkehrende Abläufe laufen ohne Handarbeit, weil Programme Daten selbst weitergeben, etwa von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung.

Software, die beim Anbieter läuft und im Browser genutzt wird, meist gegen eine monatliche Gebühr je Nutzer.

Die Verbindung zwischen zwei Programmen, über die Daten ausgetauscht werden, etwa über eine API oder einen geregelten Export.

Maßnahmen an Technik, Inhalten und Firmendaten, damit eine Website bei Suchmaschinen wie Google und Bing gefunden wird.

Software, die ein Anbieter für viele Kunden gleich entwickelt. Sie lässt sich über Einstellungen anpassen, aber nicht beliebig verändern.

Maschinenlesbare Angaben im Quelltext einer Seite nach dem Standard Schema.org. Sie erklären Suchmaschinen und KI-Systemen, worum es auf der Seite geht.

Eine Anwendung, die im Browser läuft, am Rechner wie am Handy, ohne Installation. Updates stehen allen Nutzern sofort zur Verfügung.

Deutsches Format für E-Rechnungen als reine XML-Datei, ohne Ansicht zum Ausdrucken. Öffentliche Auftraggeber verlangen es seit Längerem.

Hybrides Format für E-Rechnungen: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, lesbar für Menschen und Programme. Für die E-Rechnungspflicht zulässig ab Version 2.0.1, die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht.