XRechnung
Reine Datei im XML-Format, ohne Ansicht zum Ausdrucken. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie schon länger.
Ratgeber · Stand November 2026
E-Rechnung ab 2027: Was Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen.
- Seit 2025
- Empfangenfür alle Unternehmen
- Ab 2027
- Ausstellenbei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
- Ab 2028
- Ausstellenfür alle Unternehmen
Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Maßgeblich ist, wann die Leistung ausgeführt wurde.
| Zeitraum | Empfang | Ausstellen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. | Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF sind noch zulässig. |
| 2027 | Wie bisher. | Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Kleinere Betriebe dürfen noch Papier oder, mit Zustimmung, PDF verwenden. |
| Ab 2028 | Wie bisher. | Pflicht für alle Unternehmen, die Übergangsregeln laufen aus. |
Für die Grenze im Jahr 2027 zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026 im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, nicht der Gewinn und nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden.
Was als E-Rechnung zählt und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Sie folgt der europäischen Norm EN 16931.
ZUGFeRD
Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, für Menschen und Programme gleichermaßen lesbar. Zulässig ab Version 2.0.1, die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht.
Keine E-Rechnung
Ein einfaches PDF, ein eingescanntes Papier oder eine Rechnung als Word-Datei. Diese gelten ab dem Ende der Übergangszeit als sonstige Rechnung.
Wer nicht betroffen ist
Die Pflicht betrifft nicht jede Rechnung. Diese Fälle sind ausgenommen.
- Rechnungen an Privatkunden, etwa für die Badsanierung im Einfamilienhaus
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland
Hausverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften, Bauträger und andere Betriebe sind Unternehmen. Wer für sie arbeitet, ist von der Pflicht betroffen.
Was Handwerksbetriebe jetzt tun sollten
Vier Schritte, die sich auch ohne neue Software vorbereiten lassen.
Empfang klären
Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen gehen und mit welchem Programm Sie sie öffnen. Teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten mit.
Rechnungsprogramm prüfen
Fragen Sie Ihren Anbieter, ob das Programm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auch für Abschlags- und Schlussrechnungen.
Aufbewahrung regeln
E-Rechnungen werden in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt, also als Datei und nicht nur als Ausdruck.
Mit dem Steuerbüro abstimmen
Klären Sie, ob Ihr Umsatz über der Grenze für 2027 liegt und wie Rechnungen künftig an das Steuerbüro gelangen.
Wie wir dabei helfen
Wir entwickeln ERP-Software für Betriebe, die Rechnungen direkt aus dem Auftrag als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro übergibt. Bestehende Programme verbinden wir über Schnittstellen, statt sie zu ersetzen. Steuerliche Fragen zu Ihrem Einzelfall beantwortet Ihr Steuerbüro.
Häufige Fragen
Fragen zur E-Rechnung.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick nach dem Stand oben und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Reicht es, eine Rechnung als PDF per E-Mail zu schicken?
Bis zum Ende der Übergangszeit ja, mit Zustimmung des Empfängers. Ein einfaches PDF ist aber keine E-Rechnung. Spätestens ab 2028 benötigen Sie für Rechnungen an Unternehmen ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Muss ich E-Rechnungen schon heute annehmen?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das die Datei lesbar anzeigt.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Für Privatkunden können Sie weiter Papier oder PDF verwenden.
Was gilt für Abschlagsrechnungen?
Abschlags- und Schlussrechnungen an Unternehmen sind Rechnungen im Sinne der Pflicht und werden ebenfalls als E-Rechnung ausgestellt, sobald die Pflicht für Ihren Betrieb gilt.
Benötige ich dafür ein neues Programm?
Nicht unbedingt. Viele Rechnungsprogramme erzeugen E-Rechnungen bereits. Wenn Angebote, Aufträge und Rechnungen heute auf mehrere Programme verteilt sind, lohnt sich der Wechsel auf ein gemeinsames System. Das klären wir in einem kostenlosen Gespräch.
Rechnungen direkt aus dem Auftrag.
Erzählen Sie uns, wie Angebote, Aufträge und Rechnungen bei Ihnen heute laufen. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.