Anfrage bis Angebot
- Heute
- Die Anfrage per Mail lesen, den Kunden anlegen, ein altes Angebot kopieren und anpassen.
- Automatisiert
- Die Anfrage legt Kunde und Angebotsentwurf an. Sie prüfen den Entwurf und versenden ihn.
Abläufe, die von selbst weiterlaufen.
In vielen Betrieben werden dieselben Daten mehrmals abgetippt: aus der Mail ins Angebot, aus dem Angebot in die Rechnung, aus der Rechnung in die Buchhaltung. Wir verbinden Ihre Programme so, dass Daten einmal erfasst werden und von dort automatisch weiterlaufen. Wo es um Geld oder Kunden geht, entscheidet weiterhin ein Mensch.
- Gespräch
- kostenlosIhr Ablauf, Ihre Programme
- Preis
- Festpreisnach dem Gespräch
- Programme
- bleibenwir verbinden statt ersetzen
Sechs Abläufe, die wir häufig automatisieren
Prozessautomatisierung lohnt sich dort, wo ein Vorgang regelmäßig vorkommt und jedes Mal gleich abläuft. So sieht das in der Praxis aus.
Auftrag bis Rechnung
- Heute
- Stunden und Material von Zetteln und aus Nachrichten zusammensuchen und abtippen.
- Automatisiert
- Zeiten und Material aus dem Auftrag fließen in die Rechnung, auf Wunsch als E-Rechnung.
Rechnungseingang
- Heute
- Rechnungen aus dem Postfach speichern, umbenennen und an das Steuerbüro weiterleiten.
- Automatisiert
- Eingangsrechnungen werden erkannt, abgelegt und an Buchhaltung oder Steuerbüro übergeben.
Termine und Erinnerungen
- Heute
- Wartungstermine und Fristen stehen in einer Tabelle oder im Kopf einer Person.
- Automatisiert
- Fällige Wartungen und Fristen erzeugen rechtzeitig Erinnerungen an Kunden und Team.
Bestellung bis Versand
- Heute
- Bestellungen aus dem Shop von Hand in Lager und Versand übertragen.
- Automatisiert
- Der Bestand wird gebucht, Lieferschein und Versandnachricht entstehen automatisch.
Zahlen und Berichte
- Heute
- Monatszahlen und offene Posten aus mehreren Programmen zusammentragen.
- Automatisiert
- Umsätze, offene Posten und Störungen kommen regelmäßig per Mail oder Chat.
Was ein Handgriff im Jahr kostet
Kleine Handgriffe summieren sich. Tragen Sie ein, wie lange ein wiederkehrender Vorgang heute von Hand dauert und wie oft er vorkommt.
Etwa eine Anfrage abtippen, eine Rechnung ablegen, einen Termin eintragen
Wie oft der Vorgang in einer normalen Woche vorkommt
Lohn einschließlich Nebenkosten je Arbeitsstunde
Von Hand im Jahr115Stunden
- Das entspricht
- 14 Arbeitstage
- Je Monat
- 9,5 Stunden
- Interne Arbeitszeit
- rund 5.200 €
Rechenbeispiel mit Ihren Annahmen und 46 Arbeitswochen im Jahr. Wie viel davon sich automatisieren lässt, hängt vom Ablauf ab und klären wir im Gespräch. Der Rechner speichert und übermittelt keine Eingaben.
Wir verbinden, was Sie bereits nutzen
Eine Automatisierung ersetzt Ihre Programme nicht, sie verbindet sie über Schnittstellen. Typischerweise binden wir diese Systeme an:
- Website und Formulare
- E-Mail-Postfach
- Kalender
- Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm
- Onlineshop und Warenwirtschaft
- Tabellen
- Telefonanlage
- Team-Chat
- Ablage und Cloudspeicher
Voraussetzung ist eine offene Schnittstelle (API) oder ein geregelter Export. Ob das bei Ihren Programmen der Fall ist, prüfen wir vor dem Angebot. Wenn Daten heute auf viele Werkzeuge verteilt sind, kann ein gemeinsames ERP nach Maß die bessere Lösung sein.
Wie wir automatisieren
Eine Automatisierung muss verlässlich sein, sonst kostet sie mehr Zeit, als sie spart. Deshalb bauen wir nach vier Grundsätzen.
Der Mensch entscheidet
Wo es um Geld, Verträge oder Kunden geht, bereitet die Automatisierung vor und Sie geben frei.
Jeder Lauf ist nachvollziehbar
Jeder Durchlauf wird protokolliert. Sie sehen, was wann mit welchen Daten geschehen ist.
Fehler melden sich
Scheitert ein Schritt, erhalten Sie eine Meldung, statt dass Vorgänge unbemerkt liegen bleiben.
Sparsam mit Daten
Übertragen wird nur, was der Ablauf benötigt. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir vor dem Start.
Mit einem Ablauf beginnen
Wir beginnen mit dem Vorgang, der Sie heute am meisten Zeit kostet. Weitere folgen, wenn der erste zuverlässig läuft.
- Gespräch
Kostenlos. Wir sehen uns gemeinsam an, wie der Vorgang heute abläuft und welche Programme beteiligt sind.
- Skizze und Festpreis
Sie erhalten eine Skizze, welche Schritte automatisch laufen und wo Sie freigeben, mit festem Preis und Termin.
- Testlauf
Wir prüfen den Ablauf mit echten Beispielen aus Ihrem Betrieb. In Betrieb geht er erst nach Ihrer Freigabe.
- Betrieb und Pflege
Auf Wunsch überwachen wir die Läufe und passen sie an, wenn sich eines Ihrer Programme ändert.
Häufige Fragen
Fragen zur Prozessautomatisierung.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns, das Gespräch ist kostenlos. Wie Abläufe mit KI erweitert werden, zeigt die Seite KI-Integration.
Lohnt sich Automatisierung schon für kleine Betriebe?
Häufig ja, wenn ein Vorgang regelmäßig vorkommt und jedes Mal gleich abläuft. Entscheidend ist nicht die Größe des Betriebs, sondern wie oft und wie gleichförmig der Ablauf ist. Den Aufwand schätzen Sie mit dem Zeitrechner auf dieser Seite selbst ab.
Müssen wir dafür neue Programme kaufen?
In der Regel nicht. Wir verbinden die Programme, die Sie bereits nutzen, sofern sie eine Schnittstelle oder einen geregelten Export bieten. Sind Ihre Daten heute auf viele Werkzeuge verteilt, kann ein gemeinsames System sinnvoller sein. Das klären wir im Gespräch.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt von der Zahl der Programme und Schritte ab. Nach dem kostenlosen Gespräch erhalten Sie ein Angebot mit festem Preis und Termin. Laufende Kosten entstehen nur, wenn Sie Betrieb und Pflege beauftragen oder ein angebundener Dienst selbst Gebühren erhebt.
Was geschieht, wenn ein Programm seine Schnittstelle ändert?
Dann kann ein Ablauf an dieser Stelle stehen bleiben. Damit das nicht unbemerkt geschieht, meldet sich jeder fehlgeschlagene Lauf. Mit einer Betreuung passen wir die Verbindung an, ohne Betreuung erhalten Sie dafür ein Angebot.
Setzen Sie dabei KI ein?
Nur dort, wo sie einen Vorteil bringt, etwa beim Erkennen von Belegen oder beim Einordnen von Anfragen. Die meisten Abläufe kommen mit festen Regeln aus, die zuverlässiger und günstiger sind. Wo KI eingesetzt wird, ist das für Sie und Ihre Kunden erkennbar.
Wo laufen die Automatisierungen und wo liegen die Daten?
Je nach Ablauf in Ihren bestehenden Programmen oder auf Servern, die wir für Sie betreiben. Welche Anbieter beteiligt sind und wo die Daten verarbeitet werden, steht vor dem Start im Angebot und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Ein Ablauf genügt für den Anfang.
Nennen Sie uns den Vorgang, der Sie heute am meisten Zeit kostet. Wir prüfen im kostenlosen Gespräch, was sich daran automatisieren lässt. Ihre Anfrage ist unverbindlich.