Ratgeber · Stand November 2026
ERP für kleine Betriebe: Standard oder eigene Lösung?
Für Betriebe mit üblichen Abläufen ist Standardsoftware oft die schnellere und günstigere Wahl. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ihre Abläufe deutlich vom Standard abweichen, heute mehrere Programme nebeneinander laufen oder Ihre Kunden etwas erhalten sollen, das Standardsoftware nicht bietet. Häufig passt eine Mischung: Standard für Buchhaltung und Lohn, eigene Bausteine und Schnittstellen für den Rest.
- Standard
- schnell startklarfür übliche Abläufe
- Eigene Lösung
- passt zum Ablauffür Besonderes
- Mischung
- oft sinnvollStandard plus Bausteine
Fünf Anzeichen, dass ein ERP fällig ist
Ein ERP (Enterprise Resource Planning) bündelt Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Zeiten in einem System. Diese Anzeichen sprechen dafür, dass sich das für Sie lohnt.
- Dieselben Daten werden mehrmals erfasst, etwa im Angebot, in der Rechnung und in der Buchhaltung.
- Neben der eigentlichen Software laufen Tabellen, die nur eine Person versteht.
- Rechnungen gehen später hinaus als nötig, weil Stunden oder Material noch fehlen.
- Kunden fragen telefonisch nach dem Stand ihres Auftrags, weil niemand ihn auf einen Blick sieht.
- Wichtiges Wissen über Kunden und Aufträge steckt in Köpfen und Postfächern statt in einem System.
Der ERP-Check in einer Minute
Beantworten Sie sechs Aussagen mit Ja oder Nein. Sie erhalten eine erste Einordnung, welche Art von Lösung zu Ihrem Betrieb passt.
Unsere Abläufe unterscheiden sich deutlich von denen anderer Betriebe unserer Branche.
Wir arbeiten mit drei oder mehr Programmen, die keine Daten miteinander austauschen.
Wir haben eine Standardsoftware im Einsatz und pflegen trotzdem Tabellen daneben.
Unsere Kunden sollen Angebote, Termine oder Unterlagen selbst online einsehen können.
Wir benötigen eine Funktion, die keine Standardsoftware unserer Branche bietet.
Laufende Gebühren je Nutzer und Monat sind für uns ein wesentlicher Kostenpunkt.
Standard und eigene Lösung im Vergleich
Beide Wege haben Stärken und Grenzen. Entscheidend ist, welche davon für Ihren Betrieb schwerer wiegen.
| Kriterium | Standardsoftware | Eigene Lösung |
|---|---|---|
| Start | Nach Einrichtung und Datenübernahme nutzbar. | Nach der Entwicklung nutzbar, in Stufen schon früher mit dem wichtigsten Baustein. |
| Anpassung | Im Rahmen der Einstellungen, die der Anbieter vorsieht. | An Ihre Abläufe, Begriffe und Formulare angepasst. |
| Kosten | Laufende Gebühren, häufig je Nutzer und Monat. | Einmalig für die Entwicklung, dazu Betrieb und Pflege. |
| Weiterentwicklung | Durch den Anbieter, für alle Kunden gleich. | Nach Ihrem Bedarf und in Ihrem Tempo. |
| Abhängigkeit | Von Funktionsumfang und Preisgestaltung des Anbieters. | Vom Entwickler. Dokumentation und vollständiger Datenexport sollten vertraglich geregelt sein. |
| Pflichten wie E-Rechnung | Setzt der Anbieter für alle Kunden um. | Werden beim Bau berücksichtigt und bei Änderungen nachgezogen. |
Kosten fair vergleichen
Ein fairer Vergleich betrachtet mehrere Jahre und alle Nutzer, nicht nur den Preis im ersten Monat. Diese Posten gehören in die Rechnung.
Gebühren oder Entwicklung
Laufende Gebühren über fünf Jahre mit allen Nutzern auf der einen Seite, Entwicklung in Stufen auf der anderen.
Einführung
Datenübernahme, Einrichtung und Einweisung des Teams fallen bei beiden Wegen an.
Schnittstellen
Verbindungen zu Buchhaltung, Shop oder Kalender kosten oft extra, bei beiden Wegen.
Zeit Ihres Teams
Doppelte Datenpflege kostet ebenfalls Geld. Wie viel, zeigt unser Zeitrechner.
Sechs Fragen an jeden Anbieter
Ob Standardsoftware oder eigene Lösung: Diese Fragen sollten vor der Entscheidung beantwortet sein.
- Lassen sich alle Daten jederzeit vollständig und in einem gängigen Format exportieren?
- Erzeugt das System E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD, auch für Abschlags- und Schlussrechnungen?
- Funktioniert es am Handy für die Mitarbeitenden, die unterwegs oder auf der Baustelle arbeiten?
- Lässt es sich mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerbüro verbinden?
- Was kostet es über fünf Jahre mit allen Nutzern und Erweiterungen?
- Wer ist bei Problemen erreichbar, und wie schnell?
Wie wir dabei helfen
Wir entwickeln ERP-Software nach Maß und verbinden bestehende Programme über Schnittstellen und Automatisierungen. Im kostenlosen Gespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an. Wenn eine Standardsoftware für Ihren Betrieb genügt, sagen wir Ihnen das.
Häufige Fragen
Fragen zur Wahl eines ERP.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns, das Gespräch ist kostenlos.
Benötigt ein kleiner Betrieb überhaupt ein ERP?
Nicht jeder. Sobald mehrere Personen an Angeboten, Aufträgen und Rechnungen arbeiten und Daten zwischen Programmen übertragen werden, spart ein gemeinsames System spürbar Zeit. Ein Betrieb mit wenigen Aufträgen im Monat kommt oft mit einem guten Rechnungsprogramm aus.
Was kostet eine eigene ERP-Lösung?
Das hängt von Bausteinen, Datenübernahme und Schnittstellen ab. Bei uns erhalten Sie nach einem kostenlosen Gespräch ein Festpreis-Angebot, auf Wunsch in Stufen. Web-Anwendungen beginnen bei uns ab 6.500 € netto.
Können wir mit Standardsoftware beginnen und später wechseln?
Ja, wenn sich die Daten vollständig exportieren lassen. Achten Sie schon bei der Auswahl darauf, dass Kunden, Artikel, Angebote und Rechnungen in einem gängigen Format herauskommen. Dann ist ein späterer Wechsel oder eine Ergänzung um eigene Bausteine gut möglich.
Wie lange dauert die Einführung eines ERP?
Bei Standardsoftware vor allem so lange, wie Einrichtung und Datenübernahme dauern. Bei einer eigenen Lösung kommt die Entwicklung hinzu. Wer in Stufen beginnt, arbeitet mit dem wichtigsten Baustein meist schon, während die nächsten entstehen.
Nur für Unternehmen. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer.
Erst verstehen, dann entscheiden.
Erzählen Sie uns, wie Angebote, Aufträge und Rechnungen bei Ihnen heute laufen. Wir geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung, welcher Weg passt. Ihre Anfrage ist unverbindlich.