Betreiber
Sie nutzen ein KI-System
Wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet, ist Betreiber. Das betrifft fast jeden Betrieb, der einen KI-Assistenten, eine Belegerkennung oder einen eingekauften Chatbot einsetzt.
Ratgeber · Stand November 2026
KI im Betrieb: Was kleine Unternehmen beachten müssen.
Wer KI im Betrieb nutzt, etwa für Texte, einen Chatbot auf der Website oder das Auswerten von Belegen, unterliegt der europäischen KI-Verordnung. Für die meisten kleinen Betriebe sind die Pflichten überschaubar: Mitarbeitende im Umgang mit KI unterstützen, Chatbots und Telefonassistenten als KI erkennbar machen, realistische KI-Bilder kennzeichnen und beim Datenschutz die bekannten Regeln einhalten.
- Seit Februar 2025
- KI-Kompetenzund Verbote bestimmter Praktiken
- Seit August 2026
- TransparenzHinweise und Kennzeichnung
- Aufsicht
- Bundesnetzagenturfür die meisten Bereiche
Die meisten Betriebe sind Betreiber
Welche Pflichten gelten, hängt von der Rolle ab. Die Verordnung unterscheidet vor allem zwei.
Anbieter
Sie bringen ein KI-System heraus
Wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Betrieb nimmt, ist Anbieter. Das kann auch einen Betrieb treffen, der sich einen eigenen Chatbot bauen lässt. Für Anbieter gelten weitere Pflichten, etwa zur technischen Markierung von KI-Inhalten.
Rein private Nutzung fällt nicht unter die Pflichten. Sobald KI für den Betrieb eingesetzt wird, gilt die Verordnung.
Was für typische Einsätze gilt
Die Pflichten richten sich nach dem Einsatz, nicht nach dem Werkzeug. Fünf Fälle, die in kleinen Betrieben häufig vorkommen.
| Einsatz | Pflicht | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Texte mit KI entwerfen, etwa Werbung, Angebote oder Beiträge | In der Regel keine Kennzeichnung. Bei Texten, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, ist sie nötig, außer ein Mensch hat den Text geprüft und verantwortet ihn. | Jeden Text vor der Veröffentlichung prüfen. Für den Inhalt haftet der Betrieb. |
| Chatbot auf der Website, Assistent im Messenger, Telefonassistent | Hinweis, dass man mit einer KI kommuniziert, spätestens bei der ersten Interaktion. | Im Chat als erste Nachricht und als dauerhafter Vermerk, am Telefon als Ansage zu Beginn. Ein Hinweis nur in AGB oder Datenschutzerklärung genügt nicht. |
| Realistische KI-Bilder und KI-Videos von Menschen, Räumen oder Produkten | Sichtbare Kennzeichnung als künstlich erzeugt. | Kennzeichnen und nie als echte Betriebsfotos, Mitarbeitende oder Referenzen ausgeben. Erkennbar gezeichnete Illustrationen benötigen keine Kennzeichnung. |
| Belege erkennen, Anfragen sortieren, intern zusammenfassen | Kein Hinweis gegenüber Kunden nötig, solange die KI nicht selbst mit ihnen kommuniziert. | Mitarbeitende einweisen und Ergebnisse stichprobenartig prüfen. |
| Bewerbungen vorsortieren oder Beschäftigte bewerten | Gilt als Hochrisiko-Einsatz mit strengen Pflichten, die ab Dezember 2027 greifen. | Vor einem Einsatz gesondert prüfen, welche Pflichten den Betrieb treffen. |
KI-Kompetenz der Mitarbeitenden
Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, ihre Mitarbeitenden im Umgang damit unterstützen. Seit Juli 2026 verlangt die Verordnung dafür Maßnahmen zur Unterstützung, kein festgelegtes Kenntnisniveau.
Einweisung
Eine kurze Einweisung in die Werkzeuge, die im Betrieb erlaubt sind: was sie können, wo sie Fehler machen und welche Daten tabu sind.
Schriftliche Regeln
Eine Seite mit den erlaubten Werkzeugen und Zwecken genügt für den Anfang. Sie schafft Klarheit für alle.
Ansprechperson
Eine Person im Betrieb, die Fragen zu KI-Werkzeugen sammelt und neue Werkzeuge vor dem Einsatz prüft.
Dokumentation
Festhalten, wer wann eingewiesen wurde. So lässt sich später belegen, dass der Betrieb Maßnahmen ergriffen hat.
Datenschutz gilt unverändert
Die KI-Verordnung ersetzt die Datenschutz-Grundverordnung nicht. Sobald Namen, Kontaktdaten oder andere personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug gelangen, gelten die bekannten Regeln.
- Personenbezogene Daten nur in Werkzeuge eingeben, mit deren Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.
- So wenig Daten wie möglich verwenden: Namen weglassen, wenn die Aufgabe auch ohne sie gelingt.
- Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Daten nur mit besonderer Sorgfalt und klarer Rechtsgrundlage verarbeiten.
- Einen Chatbot auf der Website in der Datenschutzerklärung beschreiben, einschließlich der beteiligten Anbieter.
- Telefongespräche nur mit Einwilligung der Anrufenden aufzeichnen.
Vier Regeln für den Alltag
Mit diesen vier Regeln sind kleine Betriebe für die üblichen Einsätze gut aufgestellt.
- Festlegen und einweisen
Schriftlich festhalten, welche KI-Werkzeuge wofür erlaubt sind, das Team einweisen und die Einweisung dokumentieren.
- Daten schützen
Keine personenbezogenen Daten in Werkzeuge ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Ergebnisse prüfen
Vor der Weitergabe prüfen, besonders Zahlen, Preise und Zusagen. Was ein Chatbot zusagt, kann dem Betrieb zugerechnet werden.
- KI kenntlich machen
Chatbots und Telefonassistenten als KI ausweisen und realistische KI-Bilder kennzeichnen.
Wie wir dabei helfen
Wir bauen KI-Integrationen für Betriebe so, dass Hinweise und Kennzeichnung von Anfang an enthalten sind: der KI-Hinweis im Chat und am Telefon, die Beschreibung für Ihre Datenschutzerklärung und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Viele Abläufe lassen sich außerdem ganz ohne KI mit festen Regeln automatisieren.
Häufige Fragen
Fragen zu KI im Betrieb.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick nach dem Stand oben und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.
Müssen wir mit KI geschriebene Texte auf unserer Website kennzeichnen?
Bei Werbung und Leistungsbeschreibungen in der Regel nicht. Die Kennzeichnungspflicht für Texte betrifft Veröffentlichungen, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren. Auch dort entfällt sie, wenn ein Mensch den Text geprüft hat und redaktionell verantwortet. Unabhängig davon müssen alle Aussagen zutreffen.
Reicht ein Hinweis in der Datenschutzerklärung, dass wir einen Chatbot nutzen?
Nein. Der Hinweis muss im Gespräch selbst erfolgen, etwa als erste Nachricht des Chatbots und als dauerhafter Vermerk am Eingabefeld. Ein Telefonassistent sagt zu Beginn des Gesprächs, dass er eine KI ist.
Dürfen wir KI-Assistenten großer Anbieter im Betrieb nutzen?
Ja. Geben Sie aber keine personenbezogenen Daten von Kunden oder Mitarbeitenden ein, solange kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter besteht. Geschäftstarife bieten diesen Vertrag in der Regel an, kostenlose Verbraucherversionen meist nicht.
Sind KI-Bilder auf unserer Website erlaubt?
Ja, solange sie nicht als echte Fotos Ihres Betriebs, Ihrer Mitarbeitenden oder Ihrer Arbeiten erscheinen. Realistische Darstellungen werden sichtbar als KI-erzeugt gekennzeichnet, erkennbar gezeichnete Illustrationen nicht.
Was droht bei Verstößen?
Für Verstöße gegen die Transparenzpflichten sieht die Verordnung Bußgelder vor, für kleine und mittlere Unternehmen gilt die jeweils niedrigere Obergrenze. Zuständig ist in Deutschland die Bundesnetzagentur. In der Praxis häufiger sind Abmahnungen von Mitbewerbern, etwa wenn KI-Bilder echte Arbeiten vortäuschen.
KI, die zu Ihren Regeln passt.
Erzählen Sie uns, wofür Sie KI einsetzen möchten. Wir zeigen Ihnen im kostenlosen Gespräch, wie das sicher und nachvollziehbar gelingt. Ihre Anfrage ist unverbindlich.